Bilderfest GmbH
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81373 München

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Digitaler Rechnungseingang

Liebe Geschäftspartner, sehr geehrte Damen und Herren, 

ab dem 01.03.2020 verarbeitet die Bilderfest GmbH Eingangsrechnungen digital und nutzt hierfür billbox® als Dienstleistungspartner. Um den Übergang in die papierlose Zukunft gemeinsam mit Ihnen möglichst reibungslos zu gestalten, bitten wir ab sofort um Berücksichtigung und Umsetzung folgender Punkte:

 

1. Genereller Verzicht auf Papierversand von Rechnungen

Bitte senden Sie Ihre Rechnungen ab sofort nicht mehr in Papierform, sondern nur noch digital als PDF (mit oder ohne Signatur) an:

eMail: bilderfest@billbox.com

Diese eMail-Adresse wird ausschließlich für finale Rechnungen unterstützt. Für inhaltliche Abklärungen sind nach wie vor Ihre bisherigen Ansprechpartner in unserem Haus verantwortlich.

 

2. Rechnungsanschrift

Unsere digitale Rechnungsanschrift lautet:

Bilderfest GmbH

BILDERFEST

BILLBOX 922688

40260 Langenfeld

Das heißt: Unsere Rechnungsanschrift muss neben der korrekten Firmierung (Bilderfest GmbH) unbedingt auch die sechsstellige BILLBOX ID (BILLBOX 922688) sowie Postleitzahl und Ort unseres Dienstleistungspartners Billbox (40260 Langenfeld) im Briefkopf enthalten. Unsere Hausanschrift (Adi-Maislinger-Straße 9; 81373 München) ist dagegen nicht mehr anzugeben. Beachten Sie bitte, dass die korrekte Firmierung und die richtige BILLBOX ID unverzichtbar sind für eine zügige Bearbeitung Ihrer Rechnungen, eine prompte Bezahlung und die Vermeidung von Mehraufwand.

 

3. Angabe der Kostenstelle

Achten Sie bitte darauf, dass Sie in Ihren Rechnungen zukünftig immer auch die Kostenstelle des Projekts vermerken, für das Sie Ihre Leistung erbracht haben. Sie erleichtern uns damit viel Arbeit und sorgen selbst für eine schnellere Rechnungsbearbeitung. Sollte Ihnen die Kostenstelle Ihres Projekts nicht bekannt sein, fragen Sie bitte bei ihrem Ansprechpartner der Bilderfest GmbH nach.

 

4. Rechnungsform

Jede Rechnung darf nur genau 1 PDF umfassen - inkl. allfälliger Belege, Tickets, Anhänge etc.

 

5. Mehrere Rechnungen

Mehrere Rechnungen sollten zu einem ZIP-File zusammengefasst werden.

 

6. Dubletten vermeiden

Senden Sie Rechnungen bitte weder „CC“ noch zusätzlich an unsere Mitarbeiter. Rechnungsdubletten sorgen für Verwirrung und verursachen auf unserer Seite Verwaltungskosten.

 

7. E-Rechnungen

Einige unserer regelmäßigen Geschäftspartner übersenden uns bereits gesetzeskonforme E-Rechnungen, welche enorme Geschwindigkeits-, Qualitäts- und Kostenvorteile gegenüber E-Mail- oder gar Papierrechnungen aufweisen. billbox unterstützt sämtliche gesetzeskonformen Formate, wie z.B.

EDIFACT / XML / ZugFerd etc.

Falls Sie bereits E-Rechnungen nutzen, senden Sie bitte eine Testrechnung per eMail an:

edi@billbox.com

zur Abstimmung des Verfahrens.

Auch Anfragen zu unterstützten Formaten können Sie an diese Adresse richten.

Eine genaue Formatbeschreibung für ein EDIFACT-Standardformat (nur für Fachleute) finden Sie hier: http://billbox.com/sources/billbox-edi-mig.pdf

Eine Erläuterung (auch für Nicht-Fachleute) finden Sie über den Pfad: http://billbox.com/sources/EDI-FAQ.pdf.

 

Wir bitten Sie, uns bei unserem Weg ins digitale Rechnungsmanagement zu unterstützen und Rechnungen zukünftig nicht mehr mit Post an uns zu senden. Postalische Rechnungen erzeugen bei uns nicht nur einen höheren Verwaltungsaufwand, sondern auch Kosten seitens unseres Dienstleistungspartners billbox®.
Zudem ist ein papierloser Rechnungsweg ein wertvoller Beitrag zum Schutz unserer Umwelt.

Für Rückfragen stehen Ihnen ihre bisherigen Ansprechpartner bei der Bilderfest GmbH zur Verfügung.

Für technische Fragen stehen Ihnen das Team von billbox per Telefon 01805 2455269 oder via eMail   support@billbox.com zur Verfügung.

Wir freuen uns auf die gute weitere Zusammenarbeit und verbleiben mir freundlichen Grüßen,

Dietmar Lyssy und Marcus Uhl
Geschäftsführer
Managing Director


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